21.12.2011

Мастер-класс: Как создать каталог с расчетом стоимости изделия.

АВТОР Нуждаева Ирина
ИСТОЧНИК http://www.livemaster.ru/topic/81255-katalog-vashih-izdelij-zaprosto

По призванию я завхоз. Мне все хочется упорядочить, разложить и заставить работать. В какой-то момент я поняла, что теряюсь в своих записях: из чего складывается цена изделия, кому что отложено, по каким схемам сделано и т.п. Поэтому решила собрать всю информацию в одном месте. Надеюсь, мой опыт будет полезен остальным. В экселе сама я новичок, когда создавала каталог, то многое спрашивала у знающих людей. Так что буду стараться объяснить доступно для всех. Правда у меня Эксель 2007, у предыдущих версий другой интерфейс, но принципы все те же.
Два слова об Экселе. Открыв впервые документ, вы видите поле таблицы,которое состоит из пронумерованных строк и столбцов. На пересечениях образуются ячейки, адрес ячейки обозначается комбинацией букв и цифр. Надеюсь, все помнят, как играли в детстве в «Морской бой»?
Делаем шапку таблицы. Начнем с ячейки А1 и заполняем дальше горизонтально в каждой ячейке. У меня это такие разделы: №, Фотография, Название, номер схемы, время, бисер, бусины, камни, швензы, колокольчики, замки, округляем, цена фото, ЦЕНА, примечание, статус работы, где продано, имя заказчика. У меня заполнены ячейки с A1 по R1. если слово не влезает по длине ячейки, щелкните два раза по правой
границе столбика (там, где буквенные обозначения) или раздвиньте его в ручную. Ширина столбика поменяется.

Чтобы таблица не расползалась вширь, лучше часть названий в заголовках развернуть вертикально. Я развернула все заголовки, относящиеся к материалам и номера схем: между названием и ценой (так как
в этих столбцах будут только цифры). Выделила эти заголовки. Правой кнопкой мышки выделила контекстное меню. Выбрала «Формат ячеек», вкладку «Выравнивание». Справа есть поле «Ориентация», развернула надпись на 90 градусов вверх. Мне так читать удобнее, можно развернуть и вниз, можно просто отобразить по вертикали.

Создание заголовков



Начнем заполнение таблицы. В столбце «№» напишите цифру 1. Выделите эту ячейку и, держа нажатым Ctrl, потяните за правый нижний угол вниз по столбцу. Должна появиться нумерация 1,2,3 и т.д., на сколько ячеек растянете.
Заполните хотя бы на два изделия все столбцы, кроме: Фотографии, округляем, ЦЕНА. В столбце «время» напишите время, потраченное на изготовление изделия, в минутах. То есть, если я потратила 2 часа, пишу
120. Обозначений «минуты» и «рубли» писать не нужно, только числа.
Теперь добавим формулу расчета стоимости. Цена в моем варианте рассчитывается из затраченного времени, стоимости материалов и цены фотосъемки. Если вы хотите добавить затраты на электроэнергию, время
поездок за материалами и т.п., то можете добавить еще несколько столбцов. В 2007 Экселе на панели «Главная» есть кнопка «Вставить».

Вам нужно решить, сколько у вас стоит минута времени. У меня это 3 рубля, так как я брала стоимость часа работы 180 рублей.

Любая формула в Экселе начинается со знака =. Выделяем ячейку в столбике цена (под шапкой таблице). В моем примере это ячейка N2. Вводим знак =. Смотрим адрес ячейки, где у вас стоит время – E2. Умножаем
минуты на 3 (или сколько вы себе посчитали) и прибавляем по очереди адреса всех ячеек до ЦЕНЫ. Выглядит это так: =E2*3+F2+G2+H2+I2+J2+K2+L2+M2 и нажимаем enter. Если вы все ввели правильно, то у вас должна появиться цена. Если она некруглая, то в столбике «округляем» прибавьте сколько-то рублей (я обычно за счет этой прибавки округления и окупаю электричество и поездки за материалами). Теперь растягиваем формулу вниз, зажав ctrl, это мы уже делали. В формулу автоматически подставятся нужные адреса ячеек.

 Заполняем поля информацией

Оформляем саму таблицу. Выделите всю заполненную таблицу + 2 строки. Если вы заполнили две строки, то это будет выделение A1R5. В меню вставка, нажмите таблицы и Ok в появившемся окошке создания таблицы.
Таблица стала цветная и около каждого заголовка появилась стрелочка. Нажав ее увидите варианты сортировки по разным признакам. Когда изделий станет много, это очень пригодится. Но на данном этапе эти стрелочки загораживают часть надписи. Выделяем всю первую строку с заголовками и форматируем как текст (обозначения на панели те же, что и в Ворде). Лучше всего сделать текст по центру. Можно изменить цвет текста в отдельных столбцах, например, чтобы сразу видеть цену и время.

Выравниваю ширину столбцов, чтобы таблица была более компактной. Выделяем нужное количество столбцов, правой кнопкой открываем контекстное меню, ищем «ширина столбца» и ставим нужную цифру, например 7. Теперь нужно закрепить первую строку, чтобы при пролистывании таблицы вниз мы ее все время видели. Выделяем строку заголовков, ищем в панели вид кнопку «Закрепить области» — «Закрепить верхнюю строку».

Думаю, и так понятно, что писать в разделах «Примечание», «Статус работы», «Имя заказчика» и «Где продано» (имею в виду определенный сайт, знакомства и т.п.). Осталось самое сложное: вставить иллюстрации. Главное, неукоснительно соблюдать два правила. Обязательно, чтобы ячейки были одного размера, иначе при сортировке картинки будут сжиматься или растягиваться. Обязательно, чтобы картинка помещалась в одной ячейке, не пересекая границы другой (иначе при сортировке они перепутаются). Я
делала так. Выделила все строки таблицы (кроме заголовков). В контекстном меню выбрала высоту строки и ввела число 100. Таблица раздвинулась, дав место для маленьких картинок, кому нужны большие иллюстрации, вводите число больше. Выбираем нужную ячейку, в меню «Вставка», находим кнопку «Рисунок». Выбираем адрес на компьютере, где лежит рисунок. Вставляем. Появляется фотография, занимающая почти весь экран (если изначально фотография была большая) В контекстном меню (все
уже знают, где это) выбираем «Размер и свойства» и ставим высоту3.5 см. Нажимаем enter. И вот уже маленькая картинка по размеру ячейки. Только раздвиньте столбец по ширине, если это требуется. В последней иллюстрации был добавлен столбец "длина", я его забыла изначально внести.

Конечный результат

Вот и закончена моя статья. Думаю, что она будет полезна многим. Конечно, каждый адаптирует таблицу под себя,  но я очень рада, что мой опыт может быть полезен другим, позволит им сделать свое рабочее
пространство удобнее и комфортнее, и оставит больше времени для творчества. 


Всегда ваша Daisy
Приглашаю присоединиться ко мне в следующих сервисах:

Подписаться на меня в гугл+